今回のプロジェクトは、職員組織の基盤を強化するための見直しを大胆に行うという、守備範囲が非常に広いものです。各オフィスだけでなく、教員や学生を含む多様な視点を意識しながら検討することが求められる難しさに向き合う一方で、経験豊富な心強いメンバーと一緒にアイデアを磨き合い、今よりも良くなる可能性を見出した時には、大きな希望や喜びを感じます。

現状を正しいと考える人、また異なる立場、それぞれに違う価値観の中で、折衷案を取って「みんなのほどほどの満足」を取りに行ってしまうと、結果として大学のためにならない可能性もあります。各課・個人が業務課題とするミクロの視点に焦点を当てることも必要ですが、まずは大学全体にとって「今できる最善」をマクロの視点で考えることが大切だと考えています。構成員全員が納得して動いていくことは難しいですが、調整をくり返し一歩一歩前進することにやりがいを感じます。実際に自分たちで検討したアイデアが形になり、上手くサイクルが回り始めた時には、このプロジェクトの成果をより実感することになるでしょう。

現在(2022.12時点)は、業務改革検討WGの検討結果報告に対する意見集約を実施しており、その結果を反映させた改革案で学内提案を進めていくことになります。「誰かが提案した改革案」ではなく、「わたしたちで考えた改革案」として推進していくために、構成員それぞれに参画感を持ってもらうことがカギとなります。職員個人としては、このようなプロジェクトを効果的かつ効率的に進めていく手法を引き続き学び、実践し、新オフィスに再配属された後も大学の発展に繋がるような仕事をしていきたいと考えています。

コロナ禍で職員の関わりも希薄になっている中で、こういった全学に関わる取組を推進するためには意識的に横のつながりを強化する必要があります。周りの職員が見える形で、一緒に情報を得たり、議論をしたりする場をつくることが重要だと感じています。本プロジェクトの一環として実施したAPUの未来を考えるワークショップでは、職員がオフィスの垣根なく混ざりあってグループワークを行いましたが、ワークショップ終了後には、「他オフィスにも知り合いができた」「目の前の仕事は違えど ”学生のために” という同じ使命感を持って仕事をしていることがわかった」などの声もあり、この取り組みを通して職員の意識が少しずつ変わっていく様子が見えたことにやりがいを感じました。

APUには、外国籍職員も多く在籍しています。みんなが同じチャレンジ・デザインの実現に向かって進むための組織を作るには、マジョリティである日本人の考え方に偏った施策にならないようにすることも重要です。APUの多様性は学生、教員組織だけではありません。職員組織でもさまざまなルーツをもった職員が活躍しています。今回の働き方改革のプロジェクトを通して、インクルージョンを体現し、それがダイバーシティ&インクルージョンの成功事例として社会に広く認知されたら嬉しいです。

3年前に一般企業から転職して以来、業務上でまだ紙を使用することが多かったりと、大学のアナログさを感じることが多くありました。そのため、今回の業務改革WGの中では、いかにそういった部分を効率化させていくか、うまくデジタルを利用して業務に反映していくかという点に着目しています。

私は現在アドミッションズ・オフィスで入試に関わる業務を担当していますが、会議資料や広告媒体などに大学が紙を使用している一方で、高校生はWEBのコンテンツを駆使して情報を得ていたりします。そのため、自分たちが発信する情報をさらに拡げていくためにも、こうした時代の流れに沿って自分たちのやり方を変化させていくことが必要だと考えています。各部署が関わるステークホルダーの受け入れ状況によっても、デジタルツールの使い方に変化をつける必要はありますが、状況を見定めて取捨選択をしたり、あえてチャレンジをしたりというバランス感覚を持って推進していければと思います。

アドミッションズ・オフィス内では、新型コロナウィルス感染症の流行以降、イベントをオンラインで開催したりという機会も増えたため、業務にデジタルを取り入れていくマインドは高まっていると感じます。しかし、デジタル一択が良いと言うことではなく、従来のアナログなアプローチを、必要に応じて併用していくことも大切だと思います。デジタルで見てもらう時のインパクトを醸成しつつ、実際に対面で会う時にどのような印象を持ってもらうかと言うことについても合わせて考えていきたいです。

いままでの環境を変えてテクノロジーを導入していくということは、やりづらいこともあるかと思います。簡単なシステムを取り入れることでもまだまだ使いこなせていない部分もありますが、それをいかに浸透させて、チームが同じレベルで活用できるようにしていけるかというのがこれからの課題だと感じています。