私の担当する開講業務は、学部教学に関する豊富な知識と経験、事務処理能力が必要だと感じていました。しかし今回の取り組みで業務行程を精査する中で、作業の単純化とマニュアル化、そして他学部との連携が可能であることが分かり、実現すれば大幅な効率化が期待できました。それが、忙しい中、新しい取り組みに参画するモチベーションに繋がったと考えています。

経営学部は学生数も多く、カリキュラムも複雑です。正直なところ、これまで確立してきたやり方を壊して新しくするということに当初は抵抗が全くなかったわけではありません。しかし部署を超えて協働できる仕組みができたおかげで、時間的に余裕が生まれ、ミスも軽減しました。またチームで業務にあたっているという実感が強まったことで、精神的にも安心感を得たと感じています。

大学職員とは、日々の業務の中で常に学生の成長を実感できる仕事であり、その成長のサポートのためによりよい業務のあり方を模索し実行することは大きなやりがいとなります。 そしてそれは、自分自身の成長やキャリアアップにもつながっていると実感しています。 教務事務のような裏方の仕事は一見地味に見えますが、学生の大学における学びに直結する非常に責任の重い仕事です。今後はこれまでの取り組みに更に改善を重ね、より高いレベルでの効率化を実現し、その成果を積極的に発信していきたいと思っています。

もともと政策科学部では特に問題なく業務を行っているという自負がありました。そのため、「教務事務の集中化・標準化」という取り組みを提案された当初は、忙しい中プロジェ クトに参画するメリットや、学生にとってどのように受け止められるかという点が明確に見えず、前向きではありませんでした。実際、これまでそれぞれのやり方を確立していた各学部の事情を考慮して、教務事務の集中化・標準化することには苦労が伴いました。しかし、学部間の壁を超えて協働体制が実現したことで、「こんなやり方があったんだ」と学ぶことも多くあり、感じた苦労は達成感へとつながりました。今では日常業務の進捗や課題について常に集まって相談することができます。部署を超えてよりよい仕事のために意見を交わせる環境ができたことは、これまでにない大きなメリットだと実感しています。

今回は、具体的に時間割編成のためのエクセルファイルを新たに構築したり、manaba+Rという、学修支援システムをさらに活用し、学生が履修に関する情報の閲覧や各種申請ができる環境を構築したため、業務の大幅な時間短縮が実現しました。個人的には、今後は、大学業務に適したフリーアドレス化、電子化を推進し、教務事務の「従来通り」を超える先進的な取り組みや働き方を考案したいと考えています。また、部署を超えた連携をさらに深め、より合理的な業務の遂行を目指していきたいと思っています。

総合心理学部は、他の2学部と異なりOICが設立して1年後に開設した新しい学部でした。学部規模としては他学部と比して大きくないことと、事務室の職員は当初から少人数だったため、他学部と連携して標準化・集中化を進めることが、総合心理学部事務室を機能させるための必須条件でした。

そのため、教学課から提案のあった今回の取組みは、OICが教務事務の標準化・集中化を進めていくための条件が整った環境でもあったことから、前向きに参加することができました。 総合心理学部という新しい学部の運営について模索しながら進む一方で、新しいキャンパスでAC事務室として業務を形作っていく過程は非常に面白く、大きなやりがいを感じました。総合心理学部事務室として始動してまた1サイクル(4年)が経過していないため、常に新しいことが起こる日々ですが、機能的な事務体制を、部課を超えて協力しながら構築していくことは、学生へのサービス向上はもちろん、職員の働き方に対する意識改革にもつながると考えています。

まだまだ改新していくべき課題はありますが、よりフレキシブルに業務を進められる環境を整えていくことは、職員の共通認識です。課を超えた協働をより強固なものにしていくことはもちろん、様々な職員が自由に意見し合い、新しいアイデアが生まれれば、よりよいキャンパス作り・学園作りにつながると思っています。これからも率先して、改革に取り組んでいきます。