これまで、立命館大学では学部ごとの建物(学部棟)を基本とした縦割りの部課体制をとっており、学部間で業務における相談を日常的に行うことはありませんでした。OIC は、設計時から、複数ある学部の事務室を1箇所にまとめる構想が練られ、全学に先駆けて、教務事務を標準化・集中化するための環境整備が行われました。OICの教学部に限らず、業務の標準化や集中化は他のキャンパスにおいても課題ですが、これまでの縦割りの体制上、実現しにくかったのも事実です。

今回のプロジェクトを経て、課を超えて助け合いながら仕事ができるようになったことはもちろんのこと、今回の取り組みに関わったメンバーの超過勤務も減るなど、様々な効果を実感しています。また、たとえ今後担当者が変わっても、これまで同様にスムーズに業務を遂行することができる基盤が整ったと考えています。

今回のような取組みは、まだ教学部の全ての業務で実施しているわけでなく、やれるところから順次進めている状況です。今後は他の業務においても、さらに部署を超えて協力しあいながら仕事をしていけるよう、取組みを進めていきたいと考えています。また、このような協働体制は、人材育成にも有効だと考えています。例えば、AC事務室にある部署に配属されれば、まずは教学課が担っている窓口対応の経験を積み、学生実態を学んだうえで学部事務室が管轄する学部教学に携わるというような人材育成が可能となります。このような流れを実現させたいですね。

日常業務を行いつつ、新しい仕組みを考え、構築することは決して簡単ではありませんでした。職員に対するメリットが優先になるのではなく、学生や教員がその効果をどのように受け止めるか、ということを考えなくてはなりません。

今回、各学部から学生に発信する情報の範囲と深度を統一したことにより、窓口での学生からの問い合せは、これまでの「質問」の内容を踏まえた「相談」にかわりつつあります。また、これまで一人で担当していた業務が、複数の部課の視点を入れることで合理化できたことや、部署を超えて相談が スピーディにできるようになったことは、今後に繋がるこのプロジェクトの大きな成果と言えるのではないでしょうか。

現在、AC事務室にある3つの学部と、5つの研究科が、これまでの「事務室ごとの業務」という概念を取り払い、あらゆる業務で協働できる体制が整えばさらに良いと考えています。また、言語教育や教養教育を管轄する部署や、学生オフィス、キャリアセンター、国際課など、学生窓口を持つ部署との円滑な連携が構築し、一貫した学生サポートが実現するようになればいいと思います。

OIC教学課は、開学当初は学部と異なる執務室で業務をしていましたが、2016年2月に3つの学部が執務している AC事務室に移転しました。移転当初は同じAC事務室の中にいても「よそはよそ、うちはうち」という縦割りで仕事をするスタイルが定着していたため改革は一筋縄にはいきませんでしたが、3つの学部の学生窓口対応をOIC教学課(学びステ ーション)で一手に引き受けた(集中化した)ことで見えてきた課題を各学部へフィードバックしていくところから始めました。学生窓口から3つの学部の仕事の進めかたを見比べるとハッキリと良い点・課題点が見えてきます。1つの学部が良い取り組みをしていればそのやり方を他の2学部にも「標準化」していく。3学部とも進め方に課題のある業務は全員で既存のやり方に囚われずに最も効率的な方法を開発し、そのやり方を3学部で「標準化」していく。1つミスがでたら他の学部でも同様のミスがないかチェックし、今後同じミスが起こらないようやり方を全員で検討する。あるいは3学部それぞれが同じ時期に同じ作業をしているなら、教学課に3学部分の作業を集中化しより少ない人数で3学部分の業務を進めていく。・・・こうした作業を積み重ねて1つ1つの業務の「標準化」・「集中化」を進めていきました。

今回のプロジェクトのメリットは、職員の業務効率化はもちろんですが、何と言っても学生や先生方に最も効率的なサービスや情報を提供できるようになったことです。また、何かあればすぐに教学課と3学部のメンバーで率直な意見交換をしながら課題解決策を検討できますし、その際もひとつの部署の視点だけでなく、複数の立場からの総合的な目線で検討・業務改善提案ができるようになったことも大きな効果のひとつだと感じています。 今後はこの標準化・集中化の仕組みを、たとえ担当者が変わっても変わりなく、長く機能する仕組みにしていくこと、集中化・標準化によって生まれた職員の余力を学部教学の改革や学生にとってよりよい仕組み作りを生み出す力に変えていくことが次の課題だと考えています。